産休に入る前の職場へのご挨拶は、出産を控えた妊婦さんにとって悩ましい問題ですよね。会社で認められた制度であっても、長期休暇に入ることで会社へ負担を掛ける申し訳なさや、産休明けに気持ちよく復帰できるのかといった不安が多いことと思います。
実際に産休の挨拶を行った人の例をみていくと、関わり合いの深さによって挨拶のタイミングを考えたり、特に親しい人には個別に品物を用意するなどといった配慮をする人も少なくありません。今回は、産休の挨拶で注意するべきポイントを中心にご紹介しながら、気持ちよく産休を迎えられる方法を考えてみましょう。
産休の挨拶をする相手を最初にリストアップ
産休の挨拶ではまず一番最初に考えるべきポイントは、産休中に仕事のフォローなどでお世話になる人を漏らさずリストアップすることです。特に、正社員で働いていたり役職付きで責任のある立場にいる人の場合、仕事内容によっては思わぬ人にフォローを頂く可能性もあります。
会社や職場への挨拶の他にも、仕事上のお付き合いがある人には挨拶をしておかなければなりません。例えば、営業職の人は取引先の担当者へご挨拶が必要ですし、保険や株などを取り扱っている人は顧客の方々にご挨拶をする必要があります。
以下の項目は、具体的なリストアップの例です。
- 実際に働いている職場の人達
- 直属の上司や部下
- 仕事でお世話になっている他部署の人達
- 事務手続きなどでお世話になる総務部
- 人手が足りない時に応援に来てくれる人達
- 自分の担当している営業先の担当者
- 自分の顧客
挨拶する相手をリストアップしたら、今度は挨拶の方法とご挨拶の品物を用意するかどうかで分けていきます。具体的な例は以下のとおりです。
- 職場関係の人達には直接ご挨拶して、みんなで食べられるお菓子を用意する。
- 営業先の担当者にはメールでお伝えしておき、引き継ぎの人が決まったら一緒に挨拶に行く。
- 重要な顧客の方にはお手紙を送付して、代理の人の連絡先をお知らせする。
産休の挨拶をする人をリストアップすると、やるべきことが見定めやすく準備もスムーズに進みます。現在の職場や仕事の状況を考慮して、挨拶が必要な人のリストアップをしてみましょう。
社外の取引先や顧客には最低でも一ヶ月前にご挨拶しておく
職場への産休のご挨拶もとても重要ですが、もっと大切なのは仕事の取引先や顧客といった社外で直接関わりのある人です。特に営業や接客業に携わっている人の場合、取引先やお客様の信頼を損なわないようにすることが大切です。
取引先の担当者や顧客の方へのご挨拶は、大きく分けると次のような方法があります。
- 会った時に直接ご挨拶をする。
- 個別に電話を掛けて口頭でご挨拶する。
- 産休のご挨拶をテンプレートで作成しメールで連絡する。
- お手紙を書いて送付する。
上記のうちどの方法を取るかは、相手の人との親密度や重要度によっても違います。大口の契約を頂いている時にはメールだけで済ますのは失礼ですし、一度しか面識のない人にお電話やお手紙を送るのも気を使いますよね。もし迷うようでしたら、以下のような例文で一様にご挨拶をした後、特に親しい人には個別にご連絡するという方法もあります。
いつもお世話になっております。◯◯社の◇◇です。
私事で恐縮ですが、△月△日より産休を頂くこととなりました。休暇中の業務に関しましては、弊社の◯◯が引継ぐことになっております。皆さまにご迷惑をお掛けしないよう充分に配慮を致しますので、今後ともよろしくお願い致します。
まずは上記のようなメールでご連絡をした後、特にお付き合いが深い方にはより細かな情報をお伝えすると、仕事を引き継ぐ人もスムーズに業務を行うことが出来ます。業務に差し障りが出ることが一番の問題ですので、最低でも一ヶ月前には最初のご挨拶をしておくようにしましょう。
最初のご挨拶の時点で復帰の時期や引き継ぎ担当者が決まっていない場合には、ひとまず一ヶ月前に産休に入ることだけを伝えておきます。ご連絡をした後に詳細を決め、産休に入る一週間前を目処にもう一度改めてご挨拶と詳細の連絡を入れるようにしましょう。
産休の挨拶のタイミングは職場の状態や上司への相談で決める
職場での産休の挨拶は、出来れば皆さんが集まっている時に直接行うのが理想的ですよね。朝礼や昼休み直後のブレイクタイムなど、仕事が一息ついているタイミングだと、直接お話ししたりお菓子を配ったりすることも出来ます。もし職場の雰囲気的に一斉に集まる機会があるのであれば、少しお声掛けをして産休のご挨拶をさせて頂き、個別包装のお菓子を配るようにしましょう。職場ですでに産休の挨拶を経験した人から、事前にやり方を尋ねておくのも良いですね。
産休のご挨拶で難しいのは、シフト制で時間がズレて全員が集まれなかったり、休憩時間が決まっておらずなかなか全員が集まらないなどのパターンです。産休の挨拶をした人の中には、「出産は個人的事情なので、引き止めたり声を掛けるのが難しかった」という人もいます。
産休の挨拶が直接出来ない場合には、次のような方法があります。
- 総務部にお願いして、メッセージカードとお菓子を配って貰う。
- 皆さんが読めるような大きなメッセージボードを用意しておき、それぞれが好きなタイミングでお菓子を持って帰れるように設置しておく。
- ご挨拶出来る範囲内で個別に挨拶しながらお菓子を配り、時間が合わなかった人にはメッセージカードとお菓子を机の上に置いておく。
- 上司に相談して挨拶をするタイミングを作って貰う。
どの方法でも気持ちは相手に伝わりますが、一番良いのはまず上司に相談してみることです。皆さんにご挨拶とお菓子をお渡ししたいと相談した上で、可能であれば上司からタイミングを作って貰うことが出来ます。業務の関係上どうしても難しい場合でも、上司からどのようにすれば良いか指示を貰えることもありますので、ご挨拶をする前に相談してみましょう。
産休の挨拶の注意点と例文
産休の挨拶のスピーチは、職場の皆さんに注目されている中で話すことも多いため、何を話せば良いのか分からないと悩む人も少なくありません。中には、何か心に残る一言を話さなければと肩に力が入ってしまい、結局伝えたいことが言えなかったという人もいます。
産休の挨拶で重要となるポイントは、以下の2点です。
- 長期休暇で自分の業務をお任せすることへのお詫びの気持ちを伝える。
- 休暇が明けて復帰した時には今以上に頑張りますという気持ちを伝える。
産休〜育休は、短くても三ヶ月から半年、保育園などが決まらなければ一年以上もの長期間、会社を休まなければなりません。正当に認められた休暇ですし何も問題はないのですが、やはり一言「申し訳ありませんが、よろしくお願いします」という言葉が聞けるだけでも、職場の人間関係は随分柔らかくなるのです。
実際にご挨拶を行った人はどのような雰囲気の言葉を伝えているのか、産休の挨拶の例文をご紹介します。
例文1
いつも皆様には大変良くしていただきありがとうございます。この度無事に臨月を迎え、いよいよ出産となりました。◯月◯日より産休に入らせて頂きます。皆様にはご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、復帰後には今以上に仕事に励みたいと思いますので、よろしくお願い致します。心ばかりではありますが、ご挨拶のお菓子をお持ちしましたので皆様で召し上がって下さい。
例文2
ご挨拶のお時間を頂きましてありがとうございます。◯月◯日より産休に入ることとなりました。長期間職場を離れることで、皆様にご負担をお掛けすることを心苦しく思います。出産後に復職した際には、今以上にお役に立てますよう務めさせて頂きますので、よろしくお願い致します。最後になりましたが、ご挨拶のお菓子をお持ちしましたので皆様でお召し上がりください。
上記の例からスピーチの基本を作っていくと、職場の方へのお礼・謝罪・復帰後の希望という流れであることがわかります。気持ちに余裕がある人は、流れの中に少しアレンジを加えてもいいですね。難しく考えるよりも、基本の流れを抑えて自分の言葉で気持ちを伝えるようにしてみましょう。
産休の挨拶の時に用意するお菓子の予算と個別対応について
産休の挨拶では、ご挨拶の品物としてよくお菓子が用意されます。お菓子の中でも、長期保存が効いて個別包装になっているものが特に人気で、配りやすく大人数でも対応がしやすいというメリットがあります。予算の立て方はそれぞれですが、1人につき100円前後と考えてお菓子を選ぶと、予算も立てやすく見栄えの良いお菓子を用意することが出来ます。
もう一つ産休の挨拶で悩むのが、特別に親しい人への個別対応です。お大箱のお菓子は基本的に職場全体へ向けた品物なので、個別にお菓子を用意したら周囲から何か言われるかも、と気にする人も少なくありません。
もし個別に何か用意したいという時には、500円程のハンドタオルやハンカチにメッセージカードを添えるという方法もあります。この他にも、行きつけのカフェのチケットやQUOカードなど、メッセージカードに挟みやすい商品を用意したという人もいます。確かに、チケットやQUOカードは手軽なお値段で購入出来ますし、周囲にも目立たず気を使わなくて済みますよね。
お菓子は1人100円前後、個別に送るものは500円程度を目安にして、無理のない範囲で贈り物を選んでみましょう。
まとめ
産休の挨拶で気をつけたい点やご挨拶の例文・お菓子選びなどについて、詳しくご紹介してきましたがいかがでしたか？出産という大切なお仕事を前にして、気を使う人も多いことと思います。産休の挨拶は、互いに気持ちよく産休を迎えられるようにするための、大切なマナーです。感謝の気持ちを込めてご挨拶の準備をしてみましょう。
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