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就活やビジネスのメールマナーはどんなものなの?CCとBCCの違いって?

携帯でメールを送信している様子
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created:2018.12.14 /
updated:2019.04.23

メールは現代人にとってかかせないツールです。
メールマナーをきちんと使うことによって、あなたのメールが他の方よりもぐっと大切なものに変わります。
メールマナーを軽く考えてしまうと大きなミスにつながることもあるのです。
自分の考えをきちんと伝えられるように、メールマナーをしっかりとと取り入れましょう。

メールマナーは何故必要なの?

顔も知らない相手の方にとって、メールがあなたの顔です。
メールマナーは社会人としての大切な礼儀です。
覚えることはたくさんありますが、相手の方に不快な思いや、あなたの信用問題にもかかわることですのでしっかりと身に着けましょう。
要所で必要なメールマナーは異なります。
メールできちんと考えを伝えるにはメールマナーが必要になるのです。

就活のメールマナーってどんなものなの?

就活では学生時代のメールマナーは通用しないものです。
難しいようですが基本的な事を覚えればきちんとした就活のメールがかけます。
就活のメールはまず構成力が必要です。
丁寧に簡潔に相手の方に伝えましょう。

まずは宛先ですが、名前を間違えないように注意しながら入力していきます。
「御中」や「採用ご担当者様」などの言葉も就活では出てきます。
相手の方の身分をしっかりとアドレスに登録しましょう。
件名はひと目で内容がわかる短い物が好まれます。
担当者の方は毎日たくさんのメールを見ていますので、どんな内容なのかすぐにわかる件名が良いでしょう。
宛名も略さずに書くことが大切です。
(有)や(株)は失礼にあたるので気を付けましょう。
本文は段落ごとに開業して読みやすくします。
就活用のメールはとにかく丁寧に簡潔にすることが大切です。
本文ではまず自分が何者かを知ってもらうために名乗ります。

次に、何をしたいのか目的を伝えましょう。
次にその目的の理由を伝えます。
最後に目的を達成するためにお願いをしましょう。
お願いの文章は特に丁寧に心がけましょう。
相手の方は忙しい中でメールを見てくれます。
大切な時間を頂戴している事を忘れないように感謝することが大切です。
差出人として、自分の大学名や連絡先などを記入すれば完成です。
就活のメールに返信がくれば、遅くても24時間以内に返信しましょう。
相手の方の就業時間内に送るのがより良いでしょう。

就活メールの例文はどんなものなの?

就活メールはある程度形が決まっています。
ですので悩んだら例文を探し、それに沿ってメールを作ると良いでしょう。
例文の通りといっても、あまりにも丁寧な言葉や不自然な言い回しにならないように、自分の言葉で書くことが大切です。
就活で履歴書や職務経歴書を送ることがありますが、その際のメールの書き方を紹介いたします。

「株式会社◆◆人事担当 ○○様お世話になっております。●●大学の△△と申します。
先日はご連絡ありがとうございました。
その際に依頼していただきました履歴書と職務経歴書をお送りします。
添付しておりますので恐れ入りますがファイルの確認をお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」

この後にご自身の大学名や会社名、名前や住所などの個人情報を入力します。
メールアドレスを入力する際には、ご自身のアドレスが会社員としてふさわしいかどうかも考えてみましょう。
あまりキラキラした物やブランド名の入っている物は子供っぽいと思われる可能性があります。
これから仕事をしていく者として、落ち着いたメールアドレスにしましょう。

ビジネスのメールマナーってどんなものなの?

社会人になるとメールはさらに難しくなります。
顔も知らない方に自分を信用していただくわけですので、間違ったメールマナーでは信用されなくなる恐れがあります。
初めてメールマナーに触れる社会人の方にもわかりやすくご説明いたします。

まずは「TO」「CC」「BCC」を使い分けましょう。
使い方はそれぞれ異なるので、送るメールによって使い分けましょう。
件名は就活のメールと同様に、簡潔に書くことが大切です。
件名ではっきり内容を表示しておかなければ本文も見ずに破棄されてしまう怖れもあります。
今から何を伝えたいのか、はっきりと簡潔に述べましょう。
複数の要件がある場合は件名を「+」でつなぎます。
相手の方と何回もやり取りをしていると「Re」が増えていくのですが、適度なところで書きなおしましょう。

宛名として、相手の方の会社名や氏名は必ず1行目に書きます。
こうすることにより、間違いメールや迷惑メールではないということをひと目で相手の方に伝えることが可能です。
基本的には「社名、部署名、役職、名前」の順に書きます。
団体に送る場合には、部署名に「御中」をつければ大丈夫です。

次に本文を書きます。
時節のあいさつは必要ないので、最低限のあいさつにしましょう。
1行を30文字程度の文字にひかえて見やすくしましょう。
ビジネスのメールにはある程度のテンプレートがありますので、テンプレートに沿って作れば間違いはありません。
そこに自分ならではの個性を少しだけ取り入れましょう。

ビジネスマナーの例文はどんなものなの?

ビジネスマナーはほぼ同じ形で構成されています。
悩んだら例文を見ながら書くと良いでしょう。
基本のビジネスマナーの例文を紹介いたします。

「お見積もり書の作成依頼沢口様お世話になっております。
4月18日にFAXした図面ですが、お見積もりをお願いできますでしょうか。
2色のペンで分かれている所はそれぞれ別のお見積りでお願いいたします。
工事は早くても6月から始めたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。
営業部長■■」

社内でもメールは本来あいさつが不要なのですが、相手の方に時間を取らせるのですから礼儀として入れておいた方が無難ですね。

資料を添付する時の注意点は?

ビジネスメールでは資料を添付することがよくあります。
学生時代のように写真を送る感覚で添付してしまうとマナー違反ですので、注意する点に気をつけましょう。

まずは添付するデータにウィルスが感染していないかを確認します。
万が一ウィルスに感染していれば、相手の方に迷惑がかかるだけではなく、会社の信用にもかかわります。
ウィルスに感染しているかどうか調べられるツールもありますので利用しましょう。

次にどのファイルで送れば良いかを確認します。
自分のパソコンでは見られても、相手の方のパソコンでは見られない可能性もあります。
ほとんどの環境で見られるファイルもありますが、相手の方に確認すると良いでしょう。
その時にファイルのデータ容量も確認します。
また、何点のファイルが添付されているかを相手の方に知らせておきます。

CCとBCCの違いって?

相手の方にメールを送る時にはいつもどのようにしていますか?
最もよく使うのは宛先を示す「TO」を使う方法です。
「TO」と「FROM」は中学校の時に英語で習いましたので、メールのやり方に詳しくない方もご存じですよね。
「TO」とは「宛先」という意味があります。
誰に送っているのかはっきりとわかるもので、相手を指名しているのです。
「TO」では個人だけではなく、複数にも送れます。
複数の方に同時に同じメールを送ることが可能なので便利です。

では「CC」と「BCC」とは何なのでしょうか。
メールマナーでは「CC」と「BCC」の使い分けがとても大切です。
「CC」は「カーボン・コピー」を略した言葉です。
「TO」と同じ様に、同時に複数の方にメールを送ることが可能なののですが、意味は少し異なります。
「TO」で複数に送る場合は同じメールを見てもらうのが目的です。
しかし「CC」の場合は1人の方に向けたメールを他の方にも見てもらうという考えかたなのです。

ですので「TO」で複数にメールを送った場合にはそれぞれが返信義務はありますが、「CC」の場合は目的の1人の人以外は特に返信の義務はないのです。
確認する義務はありますので、「CC」でメールが来た時にはきちんと内容に目を通しましょう。
誰がメールを受け取ったのか明確にしておかないとトラブルの元ですので、「CC」でメールを送る場合には本文に誰宛てなのかを入れましょう。
その下に「CC ○○様」という様にしっかりと他の方の名前も明記しましょう。

「BCC」は「ブラインド・カーボン・コピー」を略したものです。
「TO」や「CC」では複数でも誰に送ったかわかりますが、「BCC」の場合には他に送った相手の名前がわからないようにできるのです。
「BCC」はそれぞれのメールアドレスが漏れないように配慮する時にも使います。
その場合には「BCC」で送っているという事を一言メールの中に添えましょう。
全員が知り合いの場合やメールアドレスが漏れても良い場合には「CC」を、そうでない場合には「BCC」を使いましょう。

CCメールでの返信の方法って?

「CC」でメールが来た場合、返信の方法は2つあります。
1つは「返信」ボタンを押して送信者のみに返信する方法です。
もう1つは「全員に返信」を押して全員に送信する方法です。

「CC」メールの場合には確認すれば返信する必要がない場合があります。
もしも返信したい場合には送信者のみで足りることが多いのです。
全員に返信してしまうと関係のない方にまで返信メールが届いてしまいます。
「CC」メールの返信の場合にはどちらの方法で返信するかを考えましょう。

まとめ

ひとことで就活メール、ビジネスメールと言ってもさまざまな種類があります。
どのようなメールを送れば相手の方にきちんと届くのかを考えましょう。

メールマナーは身に着けてしまえばそれほど難しい物ではありません。
メールを届けるための礼儀ですので、しっかりと覚えましょう。
メールマナー1つでトラブルになったり誤解を生んだりする可能性があります。
気持ちをこめて丁寧に、簡潔に書くことが大切なのです。




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